Hoe schat je de risico’s van een nieuw evenement in? Misschien wil een organisator een nieuw evenement organiseren in jouw gemeente, of organiseer je zelf voor de eerste keer een evenement. Het inschatten van veiligheidsrisico’s kan dan lastig zijn, omdat je nog niet kunt terugvallen op ervaringen van eerdere edities. ESI licht dit toe met praktijkervaringen met het Total Loss Festival in Best.
Schakel onze specialisten in voor deskundig advies over risicoanalyses
Risico’s van evenementen in kaart brengen met een referentiekader
Om tot een gedegen inventarisatie van reëel voorzienbare veiligheidsrisico’s te komen, is het belangrijk om een passend referentiekader te gebruiken. Dit referentiekader moet vertaald worden naar het nieuw te organiseren evenement. Is er eerder een evenement georganiseerd voor dezelfde doelgroep? Dan is het de uitdaging om het gedrag en de kenmerken van deze doelgroep te projecteren op het nieuwe evenement. Daarbij spelen design, informatievoorziening en management een belangrijke rol. Dit roept al snel verschillende vragen op:
- Zijn er eerdere ervaringen met de locatie waar het evenement plaatsvindt?
- Betrof het dezelfde doelgroep?
- Heeft de organisator ervaring met evenementenveiligheid en beveiliging?
- Hoe ervaren zijn de organisatie en betrokken partners met deze doelgroep en locatie?
- Hoe zijn eerdere evenementen op deze locatie verlopen?
- Betrof het soortgelijke evenementen of een ander type evenement?
- Trekt het evenement vooral lokale bezoekers of bezoekers van buiten de regio?
- Zijn de betrokken partijen bekend met de cultuur en omgeving?
- Sluiten de mobiliteitsvoorzieningen aan op het verwachte bezoekersprofiel?
In de praktijk komt het voor dat veiligheidsplannen van eerder georganiseerde evenementen één-op-één worden overgenomen voor nieuwe evenementen. Dit vormt een risico, omdat locaties sterk kunnen verschillen op het gebied van infrastructuur, publieksprofiel, omgeving en cultuur. Deze verschillen hebben direct invloed op de veiligheidsrisico’s van een evenement. Daarom is maatwerk noodzakelijk. Een integrale risicoanalyse helpt om reëel voorzienbare risico’s goed in beeld te brengen en de planvorming daarop af te stemmen. De RISKOM-methode van ESI biedt hiervoor een praktisch hulpmiddel.
Praktijkvoorbeeld: de eerste editie van het Total Loss Festival
In september 2022 organiseerde Matrixx Events in de gemeente Best de eerste editie van het Total Loss Festival. Het tweedaagse evenement vond plaats op evenemententerrein Aquabest en trok ongeveer 35.000 bezoekers. Het evenement draaide thematisch rondom artiest Snollebollekes en kende daarnaast optredens van meer dan honderd artiesten in een sfeervolle en grootschalige setting. De eerste twee edities konden vanwege de coronamaatregelen niet doorgaan, waardoor het evenement uiteindelijk pas na drie jaar voorbereiding kon plaatsvinden.
Voor het bepalen van het publieksprofiel is gekeken naar ervaringen tijdens concerten van Snollebollekes in het GelreDome. Daarbij werd onder andere gekeken naar consumptiegedrag, zodat een inschatting kon worden gemaakt van de benodigde catering- en sanitaire voorzieningen. Ook ervaringen met het populaire nummer “Links Rechts” werden meegenomen in de inrichting van het terrein en de inzet van beveiliging en EHBO. Hoewel de grote zijwaartse bewegingen van bezoekers op het eerste gezicht risicovol lijken, blijkt uit ervaring dat deze bewegingen vaak gecontroleerd verlopen doordat bezoekers zich aan elkaar vasthouden en inhaken. Hierdoor ontstaat ruimte rondom de groep en blijven de bewegingen beheersbaar. Wel is het belangrijk dat de totale publieksdichtheid niet te hoog wordt, omdat anders risico’s op verdrukking kunnen ontstaan. Bezoekers die slecht ter been zijn, kunnen daarom beter buiten deze publieksbewegingen plaatsnemen.
Tijdens eerdere concerten in het GelreDome is ook onderzocht hoe bezoekers naar het evenement reisden. De verhouding tussen auto, fiets, openbaar vervoer en georganiseerd vervoer werd vervolgens vertaald naar de situatie rondom Aquabest. Op basis hiervan kon worden bepaald hoeveel bezoekers veilig ontvangen konden worden. Bij grootschalige evenementen ligt de beperking van de bezoekerscapaciteit namelijk vaak niet op het terrein zelf, maar bij mobiliteit en bereikbaarheid. Daarom is het belangrijk om vooraf goed in te schatten hoeveel bezoekers met de auto, fiets of georganiseerd vervoer arriveren. Op basis van deze analyse zijn pendelbussen ingezet tussen NS-station Eindhoven en het evenemententerrein.
Bestaande evenementen op Aquabest zijn daarnaast gebruikt als referentiekader. Eerdere evenementen geven waardevolle inzichten in de mogelijkheden en beperkingen van een locatie. Zo zijn maatregelen overgenomen om gevaarlijke verkeerssituaties op de vluchtstrook van de nabijgelegen A2 te voorkomen. Ook zijn terreinen van omwonenden preventief afgezet om overlast tegen te gaan. Daarnaast zijn ervaringen met crowd management en logistiek van eerdere evenementen slim toegepast binnen de nieuwe inrichting van het festival.
Een belangrijke succesfactor was dat de partij die verantwoordelijk was voor de beveiligingscoördinatie tijdens de GelreDome-concerten ook betrokken werd bij dit evenement. Hierdoor kon bestaande kennis en ervaring direct worden ingezet. Ook de partij die verantwoordelijk was voor het verkeersmanagement beschikte al over uitgebreide ervaring met de locatie en omgeving. Zelfs een verkeersongeval op een van de uitstroomroutes werd dankzij ervaring en goede samenwerking met de politie snel opgelost. Hoewel het evenement nieuw was, waren er daardoor voldoende handvatten aanwezig om de veiligheidsrisico’s goed in te schatten en passende maatregelen te treffen.
Wat daarnaast heeft geholpen, is dat de coronaperiode zorgde voor een voorbereidingstijd van drie jaar. In die periode vond intensief overleg plaats tussen de organisator, gemeente, hulpdiensten en adviesdiensten. De opgedane inzichten en adviezen zijn verwerkt in de planvorming van het evenement. Het resultaat was dat zich tijdens het evenement nauwelijks incidenten hebben voorgedaan. Goede samenwerking en een gedegen voorbereiding blijken noodzakelijk voor het beheersen van veiligheidsrisico’s bij evenementen.
Neem contact met ons op voor hulp bij je evenement
Wij verzorgden voor dit evenement in opdracht van de gemeente Best een doorleefsessie, waarin verschillende scenario’s werden doorlopen. Het doel hiervan was om te toetsen of de organisator, private partijen, gemeente en hulpdiensten goed op elkaar waren afgestemd op het gebied van verwachtingen, rollen en verantwoordelijkheden. Daarnaast vervulde Rick Mensen namens ESI de rol van adviseur openbare orde en veiligheid en voorzitter van de integrale veiligheidsoverleggen tijdens het evenement. Daarmee ondersteunde ESI de gemeente tijdelijk bij de invulling van deze specialistische rol.
